Auditoría a cuentas por cobrar

 

 

Estudio y evaluación del control interno

El auditor deberá identificar, verificar y entender los controles implementados por la administración de la empresa para el manejo de los ingresos y cuentas por cobrar, considerando en todo momento el sistema utilizado y la forma en que se realiza el procesamiento electrónico de datos, así como el registro en la Contabilidad y en consecuencia en los estados financieros. Por ejemplo, el auditor podrá revisar los siguientes controles:

• Adecuada segregación de funciones en los pedidos, crédito, embarques, facturación, cobranza, devolución y registro de transacciones.
• Conciliación periódica de auxiliares contra mayor.
• Custodia física de documentos de cuentas por cobrar.
• Arqueos sorpresivos de la documentación soporte de cuentas por cobrar.
• Procedimientos para registrar transacciones y estimación de cuentas incobrables.

Determinación de la importancia relativa y riesgo de auditoría

El auditor deberá analizar los factores que pueden influir en el riesgo de auditoría, tales como:

• Límites de crédito no sujetos a autorización.
• Excesivas partidas en conciliación entre los auxiliares y el mayor.
• Transacciones no procesadas.
• Frecuentes diferencias entre cantidades pedidas y embarcadas.
• Incremento en cantidad y monto de notas de crédito.
• Incremento considerable en clientes nuevos.

Planeación

El auditor en esta etapa podrá determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría. Para ello debe conocer lo siguiente:

• Políticas de comercialización de productos.
• Políticas de precios y descuentos.
• Políticas de determinación de estimación de cuentas incobrables.
• Organigrama del área de cuentas por cobrar y segregación de funciones.
• Procedimientos de facturación y embarques.

Revisión analítica

El auditor será capaz de determinar la importancia que conlleva la relación entre los ingresos y las cuentas por cobrar y su representación dentro de la estructura financiera de la empresa. Con la aplicación de procedimientos analíticos, podrá identificar:

• Cambios significativos.
• Transacciones no usuales.
• Venta a clientes inesperados.

Algunos procedimientos analíticos son:

• Comparar las cifras actuales contra periodos anteriores.
• Aplicación de razones financieras, por ejemplo, la determinación de días cartera.
• Comparar cifras actuales contra presupuestos.
• Análisis de variaciones.

Pruebas de cumplimiento

Son más recomendables en las auditorías preliminares; con estas pruebas el auditor obtendrá una seguridad razonable de que se está aplicando correctamente el control interno establecido por la administración de la empresa. Algunas de las pruebas que el auditor puede aplicar son:

• Documentación apropiada en la determinación de límites de crédito y autorización a niveles adecuados.
• Verificación de documentación soporte referente a pedidos, salidas de almacén.
• Verificación de evidencia documental de la recepción del producto por parte del cliente.
• Comprobación aritmética de cantidades, precios y descuentos en las facturas.
• Evidencia documental y autorizaciones correspondientes en devoluciones de productos.

Pruebas de sustantivas

Se sugiere se realicen en auditorías finales; con estas pruebas el auditor podrá obtener evidencia con respecto a la valuación, integridad, exactitud y existencia de las cuentas por cobrar. Algunos de los procedimientos que podrá aplicar el auditor son:

• Confirmar el saldo de la cuenta directamente con el cliente.
• Verificación de cobros posteriores.
• Revisión de documentación referente a la recepción de productos por parte del cliente.
• Realización de corte de formas.
• Arqueo de documentos de la cartera de clientes.

Es recomendable que el auditor se cerciore de contar con las declaraciones de la administración por escrito, donde se indiquen los aspectos más relevantes de las cuentas por cobrar, y de que la presentación y revelación en los estados financieros sea adecuada.

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Catálogo de Cuentas

Es el documento que forma parte de la Contabilidad y que contiene una lista analítica ordenada y sistemática de las cuentas que la integran.

También el catálogo de cuentas es considerado como una herramienta importante para la captura de los registros contables, a tal grado que al momento de analizarlo el usuario puede darse una idea del giro de la empresa.

Los catálogos de cuentas están ordenados por niveles escalonados, los cuales dependerán directamente del tipo de operaciones que desarrolle la organización.

……….……….……….Nivel 1———————–Cuenta
……….……….……….……….Nivel 2———————–Subcuenta
……….……….……….……….……….Nivel 3———————–Subsubcuenta
……….……….……….……….……….……….Nivel  4———————–Cuenta auxiliar

SAT:

Una de las obligaciones contempladas por el Código Fiscal de la Federación (CFF) es el envío del catálogo de cuentas, el cual deberá hacerse por única vez y cada vez que sea modificado.

La entrega de la información es a través del Buzón Tributario en el apartado de Contabilidad Electrónica. El envío debe hacerse con firma electrónica, en formato XML y deberá tener las cuentas de nivel mayor y subcuenta (niveles 1 y 2).

Si el envío es exitoso se recibirá un acuse de recepción; sin embargo, cuando los archivos tengan errores informáticos, en estos casos se recibirá un aviso a través del Buzón Tributario para que, dentro de los 3 días hábiles siguientes, se corrija esa situación y se envíe nuevamente.

De acuerdo con el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, el catálogo de cuentas debe contener los siguientes atributos:

1. Versión. La cual deberá partir de la 1.0.2.
2. RFC del contribuyente.
3. Total de cuentas que contiene el catálogo.
4.  Mes  en  el  que  inicie  la  vigencia  del  catálogo  para  la  balanza  de comprobación.
5. Año  en  el  que  inicie  la  vigencia  del  catálogo  para  la  balanza  de comprobación.
6. Código agrupador de cuentas, de acuerdo al catálogo publicado por el SAT.
7. Número de la cuenta.
8. Descripción de la cuenta.
9. Subcuentas, clave de la cuenta a la que pertenece.
10. Nivel en que se encuentra la cuenta.
11. Naturaleza de la cuenta (D – Deudora, A – Acreedora).

Actualmente, con las reformas referentes a la Contabilidad Electrónica, la autoridad tendrá  a su alcance prácticamente el total de la información contable. Cumplir en tiempo y forma con las obligaciones fiscales representa tranquilidad para los obligados, ya que hacer caso a lo dispuesto por la autoridad le ahorra al contribuyente erogaciones por concepto de sanciones administrativas.

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