Habilidades de comunicación

En la vida y en los negocios la comunicación es una competencia clave. Un buen discurso puede motivar, convencer, persuadir, agradar e incluso vender. Si la comunicación efectiva es una de tus áreas de oportunidad o crees que puedes mejorar sigue estas recomendaciones:

1. Haz contacto visual

Mirar a los ojos a una persona es la manera más segura y eficaz de transmitir confianza. Sin palabras, seremos capaces de decirle a nuestro interlocutor que nos interesa lo que nos dice y que estamos escuchando de manera atenta.

2. Gesticula

De acuerdo con especialistas el 90% de la comunicación que transmitimos no es verbal, sino gestual. Nuestros movimientos corporales comunican mucho más de lo que pensamos, incluso de manera inconsciente. En ocasiones un gesto puede persuadir, convencer y crear confianza mucho más que un discurso elaborado. Obsérvate y practica.

3. Ve al grano

Dominar la comunicación no significa hablar mucho, hacer presentaciones interminables o mandar largos mensajes por correo. Enfócate en ser claro en tus ideas y elimina el relleno para transmitir mensajes precisos.

4. Escucha antes de hablar

Un buen comunicador es siempre un buen escucha. Quien sabe escuchar no pierde información, hace preguntas oportunas y comprende a su interlocutor. Puedes crear empatía con frases como “Cuéntame más sobre ese tema” o “Me interesa lo que me dices. Dame más detalles para entender por qué piensas así”.

 

5. Haz más preguntas

No tienes que tener todas las respuestas. Ser capaz de expresar abiertamente tus dudas y admitir cuando no comprendimos una idea nos permite lograr un mejor entendimiento. Recuerda que el malentendido es enemigo de la comunicación, resume lo que se ha dicho con tus propias palabras para asegurarte de que estás en sintonía con tu interlocutor.

6. Lee

La lectura mejora nuestra comunicación oral y escrita. Ayuda a tener una mejor ortografía y amplía nuestro vocabulario. Lee diariamente noticias e información relevante en tu industria y además tendrás temas de conversación para establecer contactos y conocer gente nueva.

 

7. Elige el medio correcto

¿Tu medio de comunicación siempre es el correo electrónico? Quizá obtendrías mucho más de algunas personas si te acercaras a platicar de manera personal.

Utiliza tu percepción para acercarte a la gente de la manera correcta, en ocasiones una llamada puede ser más personal y efectiva que un correo, en otras, tendrás mejores resultados si envías un correo breve y claro.

 

8. No interrumpas

Evita completar el discurso de otros con tus propias ideas o desviar el tema de una conversación. Permite que las otras personas comuniquen sus puntos de vista sin interrumpir y después expresa tus dudas o comentarios.

 

9. Practica frente al espejo

En una conversación frente a frente o ante un grupo de personas no siempre es fácil hacernos conscientes de nuestro lenguaje corporal. Por ello Vickie Austin, fundadora de la empresa de asesoría profesional CHOICES Worldwide, recomienda utilizar una técnica de comunicación denominada ‘mirrioring’.

Consiste en observar el lenguaje corporal de nuestro interlocutor e imitarlo de manera sutil. Por ejemplo, si la otra persona afirma con la cabeza, hacer lo mismo segundos después. Con esta práctica es posible hacer sentir más cómoda y abierta a la otra persona y podemos obtener mayor empatía de su parte.

10. Vincúlate

La comunicación efectiva no solo tiene que ver con trabajo o negocios. Es impresionante lo que se puede obtener de alguien si se inicia la conversación preguntando algo personal.

La próxima vez que hables con un miembro de tu equipo o visites a ese cliente que no has podido convencer, abórdalo desde la parte emocional antes de entrar de lleno al tema.

Estos puntos anteriores te ayudaran a que tengas una mayor habilidad de comunicación, permitirá establecer una mejor conexión con la gente a tu alrededor. Ponlas en práctica y observa los resultados. 

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Mejorar un proceso de trabajo

Decidimos poner a prueba un nuevo mecanismo de trabajo. Nuestro objetivo: ser productivos. Pero no solo al hacer más con lo mismo o lo mismo con menos, si no realmente mejorar en todo el proceso. Según un estudio de la UNAM, un error muy común consiste en confundir la productividad con la eficiencia. 

Eficiencia significa producir bienes de alta calidad en el menor tiempo posible. Por su parte, productividad está cada vez más vinculada con la calidad del producto, de los insumos y del propio proceso. En resumen, creímos que era más importante hacer las cosas de manera correcta aunque tomara un poco más de tiempo.

Justamente, la mayoría de las veces, ese resulta el problema. Estamos muy acostumbrados a correr, a hacer las cosas de manera sistemática para ahorrar tiempo y terminar pronto. Es decir, ¿cuántas veces mandamos algo que no revisamos porque estamos seguros que “alguien más” lo arreglará?

¿Cuántas veces hemos tenido que arreglar algo que está mal hecho para no perder tiempo regresándolo a esa otra persona?

Nuestro mecanismo consistió en una premisa básica pero muy útil: No genero, No recibo y No mando algo mal hecho. 

Estos fueron los resultados:

ANTES

“Mandé un correo preguntando por un boletín de prensa. Después caía en la cuenta de que hubiera sido más fácil buscarlo yo primero, y de no encontrarlo, entonces sí preguntar por él”.

“Envié un documento que sabía que no estaba del todo completo y asumí que seguramente alguien más se encargaría de arreglarlo o complementarlo, cuando era mi trabajo hacerlo”.

“Al ser intermediario en un proceso de edición, en lugar de revisar lo que la diseñadora hacía, para después pasárselo al equipo que solicitó el diseño, yo lo pasaba siempre íntegro para que ellos lo revisaran. Esto alargó muchísimo el tiempo de trabajo y ellos encontraron errores tan básicos, que de haber revisado les hubiera evitado tener que leer el documento 10 veces”.

“Una vez mandé algo que yo no entendía del todo, que alguien más me envió. Hubiera sido mucho más fácil primero cuestionar a la persona que me pasó el trabajo. Al mandarlo así, yo fui cuestionada sobre qué significaba eso, y al no saber, tuve que regresar con la primera persona y pedirle cambios. Perdió tiempo ella, yo y mi jefe”.

“Varias veces recibo cosas que no son enteramente de mi agrado, pero por falta de tiempo a veces las paso como están esperando que alguien más pida una mejora. Inclusive noto cuando la otra persona me pasa algo con prisa esperando que yo lo mejore. No lo mejoro, así lo paso y la cadena de insatisfacción continúa hasta llegar a un trabajo totalmente mejorable”.


DESPUÉS

“Lo primero que noté es lo mucho que dejamos cosas sin hacer correctamente y aceptamos cosas mal hechas. Suena un poco básico pero la verdad es que con el ajetreo del día a día a veces dejamos pasar muchas cosas que hacen que nuestro trabajo sea bastante malito. Estar al pendiente de esto me hizo notar que solemos ser limitados en cuanto al esfuerzo que le ponemos a las cosas”.

“Pese a que intentar llevar a cabo este nuevo proceso a veces retrasaba las cosas, pues la gente no está acostumbrada a que le pidas más de lo que debe dar, al final si haces un balance, el tiempo invertido es menor pues en nuestro trabajo es más fácil pedirle a la gente que haga bien las cosas desde el principio a estarlo intentando corregir nosotros”.

“A veces, dejar pasar las cosas mal hechas revela cosas más bien de quien las recibe, pues preferimos evitarnos la molestia de decir y explicar por qué no está 100% bien algo”.

“Entregar las cosas bien hechas también te reduce tiempos. Si desde la primera lo haces bien, te evitarás las 80 rebotadas posteriores y puedes ´deshacerte´ de pendientes más rápido”.

“Si en las primeras líneas de un texto encuentro errores, es muy probable que todo el texto los contenga. No sigo leyendo y regreso el trabajo. No voy a perder el tiempo arreglando errores que alguien más tuvo que ver primero”.


Pueden sonar ejemplos muy sencillos, pero eventualmente, al aplicarlos todos como equipo, la parte de prueba y error se reduce mucho. 

Agradeces algo bien hecho, por lo que te esfuerzas por generar lo mismo y mandar un trabajo final más que “aceptable”.

Te acostumbras a revisar tus correos antes de darle “enviar”, revisar las cifras dos veces antes de publicar algo, y a pedir que corrijan algo al instante en lugar de esperar que alguien de la cadena lo note.

Uno tarda años en ganársela pero la puede perder con muy poco. Piensa si quieres ser la persona a la que le tienen que revisar las cosas varias veces porque saben que seguramente habrá un error, o la que siempre manda cosas bien hechas y no usa el tiempo de los demás para corregir sus errores.

                                                                                                                   Fuente: Profesionales.org.mx

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Administra tu tiempo

Aprender a administrar el tiempo es factor clave para tu éxito empresarial, sobre todo cuando eres una de esas personas que tienen tanto, tanto por hacer, que terminan no haciendo nada.

Recomienda escribir listas tareas, de las cuales, al menos dos, son imprescindibles en la vida de un emprendimiento.

La primera lista la de Tareas de Alto Impacto, consta de todas las tareas prioritarias que hay que llevar a cabo todos los días por obligación. Por ejemplo, si el tuyo es un emprendimiento culinario, debes cocinar a diario. ¿Entiendes? El objetivo es solo incluir las cosas que no se pueden dejar de hacer ningún día, porque si la llenas con cosas no tan importantes es probable que no las puedas cumplir todas.  Procura que tenga menos de 10 ítems, no te satures.  

 

La segunda es la Lista Máster, que se supone debe incluir las tareas que tienes que hacer en algún momento, pero para las que no tienes una fecha tope. Eso sí, procura que no se convierta en una lista de promesas a olvidar, no la pongas en tu archivo de cosas muertas.

La tercera y aunque menos importante no menos recomendable es la lista de cosas que NO debes hacer. En ella tienes que incluir todas las cosas que has notado te quitan tiempo en tu jornada laboral. Por ejemplo, navegar en la web sin sentido, meterse a Facebook sin propósito, perder tiempo viendo videos en Youtube, una de las tareas que más tiempo quita es revisar el mail, a menos que por la génesis de tu trabajo tengas que hacerlo.

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Negociar Efectivamente

Una negociación es una conversación, no una discusión

Cuando entras a negociar, hay mucha gente que cree que negociar es pelearse, le digo espérame tantito, estamos conversando, estamos platicando, no te enojes, obviamente cuando estas negociando tienes que picar al otro para ver hasta donde llega, si la otra persona se enoja y empieza a debatir a enojarse, ya perdió, el que se enoja, pierde en las negociaciones. Tienes que tratarlo como una conversación, y si alguien te pica o te avienta un anzuelo digamos para ver hasta donde llegas, sabes que ahí no vamos a llegar, no te emociones, no te metas ahí, y nada mas lo paras tantito, nada mas no te enojes, trata una negociación siempre como una conversación.

Pedir lo que quieres en una negociación 

A mucha gente le da pena pedir lo que quiere y se la pasa dándole vueltas y vueltas y te marean y nunca te dicen lo que quieren, yo siempre con la gente cuando empiezo a negociar, le digo a ver que quieres lograr? cual es el objetivo para ti de la negociación? y en base a eso entender si lo que quieren lo voy a poder lograr o no, pero siempre hay que saber preguntar. Entonces cuando vayas a una negociación, que no te de miedo preguntar si vas a negociar, vas a negociar, pues de eso se trata, entones cuando inicies una negociación no trates de esconderte ni dar la vuelta, se directo y decir lo que quieres, claramente y conciso de lo que quieres lograr.

Abierto al silencio de las pausas 

Cuando estas negociando y de repente dices algo, la otra persona te escucha y esta pensando y analizando, y se queda callado y la gente no sabe estar callada, entonces te siguen diciendo y te siguen diciendo, y matas la negociación, cuando tu pones tus puntos claros y ahora le toca al otro contestar, quédate callado, aprende a quedarte callado y nada mas espérate y dile oye estos son mis puntos, que opinas? hazle entender que estas esperando a que el responda y quédate callado, siéntate y espera, es muy importante aceptar los silencios en las negociaciones.

¿Cuáles son los beneficios? tal cual, dices qué opinas y siéntate, espérate, que se quede un ratito, déjalo, si lo ves que se tardo y no esta contestando le dices tienes alguna duda? y vuelves a quedarte callado, no le tengas miedo al silencio, si le tienes miedo al silencio de las negociaciones, seguramente vas a perder.

Esta bien a veces pararte de la mesa de la negociación

Mucha gente cree que si te paras de la mesa de la negociación ya se acabo, no es cierto, tienes que tener los pantalones y la tranquilidad de decir oye, yo lo que quiero es esto si hoy ya no lo puedo lograr me voy a parar, y me voy a ir de la mesa, al rato veo si regreso o no, de las mejores negociaciones que yo he visto en el mundo, te tienes que pararte e irte, sino estas dispuesto a ceder ciertas cosas, en vez de pelearte y enojarte, dices oye sabes que ya llegaste a un punto que no estoy dispuesto, muchísimas gracias, le agradeces le das mano y te paras sin enojarte y te vas, y le dices si quieres reconsiderarme me llamas, pero te paras y te vas. Igual que al estar callado y hacer estas pausas de silencio, es muy importante también pararte a veces de la negociación y dejar a la persona pensar y recapacitar las cosas un par de días y luego te llaman normalmente, oye regresa vamos a seguir platicando, entonces muy común pararte de la mesa de una negociación. 

Ganar-ganar

Trata de ayudarle a lograr lo que esa persona quiere, si en la negociación tu y yo estamos negociando, y yo te ayudo a ti a lograr lo que tu quieres, vas estar mucho mas propenso a lograr lo que yo quiera, entonces trata de buscar algo que sea un ganar-ganar.

una negociación es donde los dos llegamos, negociamos y encontramos un punto el camino entre los dos, donde nos sentimos felices, de lo que acordamos y nos vamos emocionados después de la negociación, entonces punto numero cinco trata de buscar un ganar-ganar, espero te ayuden estos cinco puntos, para que aprendas a negociar mejor y sal afuera, haz grandes negociaciones, haz grandes negocios y crece tu negocio.

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BPM, ¿Qué es?

BPM es una disciplina mundial que maneja la gestión de procesos de negocio. Eso incluye modelar un proceso mediante un diagrama, implementar su automatización utilizando un sistema BPM (BPM Suite) y analizarlo para aplicar posibles mejoras. Por lo tanto, la gestión de procesos de negocio es un ciclo que es medido y corregido constantemente para aumentar la eficiencia interna de una organización, la satisfacción de los clientes y la competitividad en el mercado.

Como proceso de negocio se entiende cualquier secuencia de actividades que realiza su empresa para lograr un objetivo. A menudo involucra varios roles y personas de la organización que trabajan en conjunto para pasar por todas las etapas de proceso y en última instancia alcanzar su fin. A modo de ejemplo, una solicitud de cotización de un cliente es un posible proceso que podría ser automatizado utilizando tecnología BPM.

Ejemplo de proceso diagramado mediante BPM

Tras diseñar un diagrama que ilustre las etapas y funcionamiento del proceso seleccionado, sigue la automatización. 

Automatizar un proceso significa ingresarlo en un software BPM para que cada etapa y tarea llegue a la persona responsable de forma automática. Todas las instancias del proceso son guardadas en el sistema, junto con la documentación relacionada y el historial de actividad.

Bien, la etapa final consiste en monitorear el funcionamiento del proceso para así identificar posibles mejoras y correcciones. Es posible medir la duración promedio del proceso, qué etapa y persona fue más ágil y cuál requirió de un mayor tiempo, identificar posibles “cuellos de botella”, comparar datos objetivos con instancias o procesos anteriores y llevar un registro digital desde el inicio hasta el fin.

No es posible crecer gestionando los procesos manualmente, menos en la actualidad.

Herramientas como el mail o planillas Excel son soluciones temporales pero nos ayudan en cada proceso que tenemos. Las planillas Excel crecen hasta hacerse inmanejables y pierden su utilidad. Algo similar pasa con los mails.

Resulta claro que es imposible que un emprendimiento crezca más allá de cierto porte a menos que logre optimizar sus procesos. 

Esto se hace en cuatro etapas, que son los pilares de la disciplina de BPM:

1. Modelar los procesos mediante un diagrama, que permita visualizar cómo funcionan.


2. Automatizar los procesos mediante un sistema informático central, donde los diferentes participantes de cada etapa puedan hacer su parte del trabajo.


3. Medir tiempos y cantidades de trabajo realizadas, para extraer conclusiones objetivas sobre dónde mejorar.


4. Optimizar, introducir las mejoras derivadas del análisis anterior para mejorar el proceso.

Una PYME es quien más necesita mejorar sus procesos en orden de ser más competitiva y así poder crecer rápidamente. No hay porque esperar a crecer para ordenar, pues puede ser demasiado tarde. Para competir y sobrevivir, las PYMES son quienes primero deben gestionarse por procesos, de cara a maximizar la satisfacción del cliente y su eficiencia interna, claves ineludibles para crecer.  

 

 

 

 

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Liderazgo

Todo el mundo puede ser un buen líder, en la medida en la que tenga experiencia que transmitir así como la habilidad, el tiempo y la dedicación para hacerlo. Un líder de verdad es una persona excepcional y extremadamente valiosa. 

Signos de un buen líder

La primera consideración importante a la hora de convertirse en líder es que esto significa la formación de una relación y no el simple hecho de traspasar una función. En otras palabras, es un compromiso a largo plazo.

Por supuesto, es posible formarse para llegar a ser un buen líder pero sólo si ya posee habilidades interpersonales vitales que puedan ser desarrolladas más aún.

Estas incluyen:

• Un interés en ayudar a otros a que tengan éxito — incluso si en algún momento llegaran a tomar la delantera a sus logros.

• Conocimiento — ser genial en su trabajo y saber de lo que habla.

• Compromiso — tener un interés genuino en los otros, el deseo de formar una relación y sentir y demostrar preocupación.

• Confianza - la capacidad de mantener las cosas entre ustedes.

• Accesibilidad — no ser una persona intimidadora, sino permisible y afectuosa.

• Sinceridad — es decir, la capacidad de proporcionar respuestas directas.

• Escuchar de forma activa y preguntar — como corregir con ejemplos, reflejar problemas pasados, comprobar si se entiende lo dicho, minimizar las suposiciones, y no interrumpir.

• Empatía — comprender y reconocer la experiencia de otros sin sentir la necesidad de añadir anécdotas propias.

• Neutralidad — no se precipite con culpas sino busque soluciones objetivas a problemas o errores.

• Guíe, pero no resuelva — la capacidad para mantenerse al margen, proporcionar consejos sutiles pero permitir que los otros tomen sus propias decisiones, cometan sus fallos y consigan sus éxitos.

Equilibrar las cosas
Es la cualidad final que quizás sea definitiva de un modo más claro de su capacidad como líder.
El equilibrio entre ayudar y sobre-ayudar es un equilibrio delicado, que debe ser comprendido de forma instintiva y no enseñado en clase.

Los secretos para ser un mentor con éxito

• Es una asociación - No le gustarán todos sus protegidos. Y usted no le gustará a todos los protegidos. Intente elegir personas con una formación, experiencia y personalidad compatible. Si después de dos o tres reuniones no se ha creado un lazo, busque otro.

• Definir objetivos - Evite sugerirlos usted mismo, ayude a su protegido a definir sus propios objetivos. Su trabajo es asegurarse de que estos son tangibles y alcanzables.

• Establecer directrices - Acuerden la frecuencia de sus reuniones y qué cantidad de comunicaciones por e-mail y por teléfono funcionará mejor para ambos.

• Comunicación - Esto significa que ambos deben escuchar y hablar. Establezca las áreas de potencial y debilidad de su protegido por medio de preguntas y escuche activamente.

• Comparta, no enseñe - usted no es ni un jefe ni un profesor. Su papel es poner a la disposición de su protegido la experiencia obtenida en su vida laboral para que éste pueda aprender de ella. No piense que siempre debe proporcionar respuestas. A veces lo mejor es mutua exploración.

• Haga un seguimiento del progreso. Es la mejor manera de mostrar a su protegido lo lejos que ha llegado.

No cabe duda que la orientación es una herramienta poderosa y rentable. En buenas manos, la orientación puede mejorar la contratación y las tasas de retención, contribuye a conseguir sucesiones ininterrumpidas, y empuja la productividad por medio de un aumento en el compromiso y en la satisfacción laboral.