BPM, ¿Qué es?

BPM es una disciplina mundial que maneja la gestión de procesos de negocio. Eso incluye modelar un proceso mediante un diagrama, implementar su automatización utilizando un sistema BPM (BPM Suite) y analizarlo para aplicar posibles mejoras. Por lo tanto, la gestión de procesos de negocio es un ciclo que es medido y corregido constantemente para aumentar la eficiencia interna de una organización, la satisfacción de los clientes y la competitividad en el mercado.

Como proceso de negocio se entiende cualquier secuencia de actividades que realiza su empresa para lograr un objetivo. A menudo involucra varios roles y personas de la organización que trabajan en conjunto para pasar por todas las etapas de proceso y en última instancia alcanzar su fin. A modo de ejemplo, una solicitud de cotización de un cliente es un posible proceso que podría ser automatizado utilizando tecnología BPM.

Ejemplo de proceso diagramado mediante BPM

Tras diseñar un diagrama que ilustre las etapas y funcionamiento del proceso seleccionado, sigue la automatización. 

Automatizar un proceso significa ingresarlo en un software BPM para que cada etapa y tarea llegue a la persona responsable de forma automática. Todas las instancias del proceso son guardadas en el sistema, junto con la documentación relacionada y el historial de actividad.

Bien, la etapa final consiste en monitorear el funcionamiento del proceso para así identificar posibles mejoras y correcciones. Es posible medir la duración promedio del proceso, qué etapa y persona fue más ágil y cuál requirió de un mayor tiempo, identificar posibles “cuellos de botella”, comparar datos objetivos con instancias o procesos anteriores y llevar un registro digital desde el inicio hasta el fin.

No es posible crecer gestionando los procesos manualmente, menos en la actualidad.

Herramientas como el mail o planillas Excel son soluciones temporales pero nos ayudan en cada proceso que tenemos. Las planillas Excel crecen hasta hacerse inmanejables y pierden su utilidad. Algo similar pasa con los mails.

Resulta claro que es imposible que un emprendimiento crezca más allá de cierto porte a menos que logre optimizar sus procesos. 

Esto se hace en cuatro etapas, que son los pilares de la disciplina de BPM:

1. Modelar los procesos mediante un diagrama, que permita visualizar cómo funcionan.


2. Automatizar los procesos mediante un sistema informático central, donde los diferentes participantes de cada etapa puedan hacer su parte del trabajo.


3. Medir tiempos y cantidades de trabajo realizadas, para extraer conclusiones objetivas sobre dónde mejorar.


4. Optimizar, introducir las mejoras derivadas del análisis anterior para mejorar el proceso.

Una PYME es quien más necesita mejorar sus procesos en orden de ser más competitiva y así poder crecer rápidamente. No hay porque esperar a crecer para ordenar, pues puede ser demasiado tarde. Para competir y sobrevivir, las PYMES son quienes primero deben gestionarse por procesos, de cara a maximizar la satisfacción del cliente y su eficiencia interna, claves ineludibles para crecer.  

 

 

 

 

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