Requiere de algún tipo de sistema formal que garantice el pago de cuentas vencidas. Si no prestamos debida atención a pagos atrasados puede perjudicar el flujo de caja y nuestro negocio irá en picada.
Para evitar lo comentado, aquí te presento algunas cosas para obtener cobros eficaces:
a. Llamada telefónica para averiguar el nivel de satisfacción del cliente
Cuando un cliente está satisfecho, es más probable que cumpla con su pago correspondiente a tiempo. Esto de hacer llamadas para dar seguimiento a los clientes es muy importante, ya que estaremos en contacto con ellos y así no se nos perderán de la vista.
Además estas llamadas cordiales nos permitiran saber si el cliente ha podido satisfacer sus necesidades con respecto al producto o servicio ofrecido.
Al final de estas llamadas, mencione que
recibirán la factura correspondiente dentro de poco y haga hincapié en
la fecha de vencimiento de dicha factura.
¿Cuándo hacerlo? Tres días después de haber entregado su producto o haber
prestado su servicio, pero antes del vencimiento correspondiente.
b. Primer aviso de vencimiento
Éste será un cordial recordatorio de que se ha vencido el plazo para un
pago determinado.
Tal vez el cliente se ha descuidado, ha
olvidado o ha perdido la factura y que la pagará al recibir este gentil
recordatorio.
Un método bastante común es enviar una copia de la factura
sellada como "vencida".
¿Cuándo hacerlo? Diez días después de vencer la factura.
c. Primera llamada de cobro
Luego de los avisos de vencimiento, recurra a una llamada telefónica
para averiguar si existe un motivo por la falta de pago. Por ejemplo, es
posible que el cliente no esté satisfecho con su producto o servicio o
que enfrente problemas económicos.
Se debe ser cortés, pero trate de
obtener un compromiso de pago. Prepárese para todo tipo de excusas. Por
ejemplo, si el deudor dice que ha despachado el cheque, pregunte por la
fecha y lugar de dicho envío a fin de establecer cuándo debería
recibirlo.
¿Cuándo hacerlo? 7 a 10 días después del segundo aviso de vencimiento/27 o más días después de la fecha de vencimiento de la factura.
d. Enviar carta de cobro
Al escribir debe tener un nivel de cordialidad y
franqueza que la primera llamada telefónica. Confirme por escrito lo que
se habló en la llamada y recuerde al deudor el compromiso de pago que
adquirió. Por ejemplo:
[Fecha]
[Nombre/dirección del deudor]
Ref.: Factura No. ____________
Monto adeudado ____________
Fecha de vencimiento ____________
Estimado Sr. ____________
La presente tiene por objeto confirmar nuestra conversación del
[Fecha]. Tal como acordamos, esperamos el pago total de su obligación.
En consecuencia, le agradeceremos regularizar su situación mediante el
envío del cheque correspondiente el día de hoy.
Atentamente,
¿Cuándo hacerlo? Inmediatamente después de la primera llamada telefónica de cobro/28 o más días después del vencimiento de la factura.
e. Traspaso a una agencia de cobro
A la fecha, la cuenta registra un atraso de 90 o más días y puede
requerir asistencia profesional. Con frecuencia, una carta de una
agencia de cobro motiva a los deudores a pagar, si bien estos servicios
pueden ser costosos.
Por lo general, las agencias de cobro cobran un 25%
a 50% de la suma cobrada. En lugar de recurrir de inmediato a una
agencia de cobro, puede solicitar a su abogado que se ponga en contacto
con el deudor, lo que a menudo también motiva el pago de los deudores
morosos.
¿Cuándo hacerlo? Si el pago no se ha recibido entre 10 y 15 días después de la
última carta de cobro/90 o más días después del vencimiento de la
factura.
