¿Qué hacer para obtener cobros eficaces?

Requiere de algún tipo de sistema formal que garantice el pago de cuentas vencidas. Si no prestamos debida atención a pagos atrasados puede perjudicar el flujo de caja y nuestro negocio irá en picada.

Para evitar lo comentado, aquí te presento algunas cosas para obtener cobros eficaces:

 

a. Llamada telefónica para averiguar el nivel de satisfacción del cliente

Cuando un cliente está satisfecho, es más probable que cumpla con su pago correspondiente a tiempo. Esto de hacer llamadas para dar seguimiento a los clientes es muy importante, ya que estaremos en contacto con ellos y así no se nos perderán de la vista.

Además estas llamadas cordiales nos permitiran saber si el cliente ha podido satisfacer sus necesidades con respecto al producto o servicio ofrecido. 

Al final de estas llamadas, mencione que recibirán la factura correspondiente dentro de poco y haga hincapié en la fecha de vencimiento de dicha factura.

¿Cuándo hacerlo? Tres días después de haber entregado su producto o haber prestado su servicio, pero antes del vencimiento correspondiente.

 

b. Primer aviso de vencimiento

Éste será un cordial recordatorio de que se ha vencido el plazo para un pago determinado. 

Tal vez el cliente se ha descuidado, ha olvidado o ha perdido la factura y que la pagará al recibir este gentil recordatorio. 

Un método bastante común es enviar una copia de la factura sellada como "vencida".

¿Cuándo hacerlo? Diez días después de vencer la factura.

  
c.  Primera llamada de cobro

Luego de los avisos de vencimiento, recurra a una llamada telefónica para averiguar si existe un motivo por la falta de pago. Por ejemplo, es posible que el cliente no esté satisfecho con su producto o servicio o que enfrente problemas económicos. 

Se debe ser cortés, pero trate de obtener un compromiso de pago. Prepárese para todo tipo de excusas. Por ejemplo, si el deudor dice que ha despachado el cheque, pregunte por la fecha y lugar de dicho envío a fin de establecer cuándo debería recibirlo.

¿Cuándo hacerlo? 7 a 10 días después del segundo aviso de vencimiento/27 o más días después de la fecha de vencimiento de la factura.

d. Enviar carta de cobro

Al escribir debe tener un nivel de cordialidad y franqueza que la primera llamada telefónica. Confirme por escrito lo que se habló en la llamada y recuerde al deudor el compromiso de pago que adquirió. Por ejemplo:

[Fecha]

[Nombre/dirección del deudor]

Ref.: Factura No. ____________

Monto adeudado ____________

Fecha de vencimiento ____________

Estimado Sr. ____________

La presente tiene por objeto confirmar nuestra conversación del [Fecha]. Tal como acordamos, esperamos el pago total de su obligación. En consecuencia, le agradeceremos regularizar su situación mediante el envío del cheque correspondiente el día de hoy. 

Atentamente,

¿Cuándo hacerlo? Inmediatamente después de la primera llamada telefónica de cobro/28 o más días después del vencimiento de la factura.

e. Traspaso a una agencia de cobro

A la fecha, la cuenta registra un atraso de 90 o más días y puede requerir asistencia profesional. Con frecuencia, una carta de una agencia de cobro motiva a los deudores a pagar, si bien estos servicios pueden ser costosos. 

Por lo general, las agencias de cobro cobran un 25% a 50% de la suma cobrada. En lugar de recurrir de inmediato a una agencia de cobro, puede solicitar a su abogado que se ponga en contacto con el deudor, lo que a menudo también motiva el pago de los deudores morosos.

¿Cuándo hacerlo? Si el pago no se ha recibido entre 10 y 15 días después de la última carta de cobro/90 o más días después del vencimiento de la factura.